Nova Venécia terá Arquivo Público com armazenamento digital

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O arquivista Marcos Caldeira é o responsável pela digitalização e organização dos documentos

A Prefeitura de Nova Venécia, por meio da Secretaria Municipal de Administração, está criando o Arquivo Público Municipal com armazenamento digital. O município está providenciando a reforma do local onde funcionou a sede do Tribunal Regional Eleitoral (TRE), no bairro São Cristóvão, para funcionar o setor. A reforma será iniciada em janeiro.

O local será estruturado com uma equipe de servidores, computadores, uma máquina digitalizadora e uma fragmentadora de papeis, além do arquivamento em mídia digital de todos os documentos físicos do município, que hoje são guardados em papel, como ofícios, requerimentos, documentos contábeis, fotos, jornais, entre outros. Já os documentos em papel que já tiverem prescrição através da Tabela de Temporalidade de Documentos baseada pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e autorizados pela CPDA (Comissão Permanente de Avaliação de Documentos), serão picotados e eliminados. Todo esse processo será supervisionado pelo profissional arquivista, Marcos Caldeira, bacharel em arquivologia pela UNIRIO.

As vantagens de digitalizar os arquivos públicos são várias. Além de liberar espaços físicos, onde estão depositados esses documentos, um dos principais benefícios é a organização, através do armazenamento digital, uma vez que se torna mais ágil o acesso às informações produzidas pela administração municipal, contribuindo para a eficiência administrativa.

Além disso, está sendo elaborado pelo arquivista, o Manual de Procedimentos do Arquivo, como guias de empréstimos e recolhimento de documentos, e o Índice do Acervo, sendo digitalizado processo por processo, caixa por caixa, entre outros.  A ideia no futuro é que somente seja guardado o acervo de caráter permanente e histórico, além do acompanhamento do trâmite dos processos via sistema.

O secretário de Administração, Irineu Zotelle, destaca também a economia de recursos financeiros, e melhor qualidade e agilidade na tramitação dos processos das ações de responsabilidade do município. “Vamos reduzir gastos com papel e toner, sem a necessidade de se deslocar para outro ambiente; redução da perda de documentos devido a fatores tempo e natureza; redução das despesas e custos com materiais para escritório; sustentabilidade ambiental com a diminuição de documentos impressos; imagens nítidas, melhoradas e com opção de tamanhos; redução do número de documentos duplicados (cópias xerox); entre outras vantagens”, esclarece Zotelle.

Para o prefeito Lubiana Barrigueira (PSB),  o Arquivo Público digital é importante ferramenta de preservação da memória institucional. “Vai servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa com a vasta quantidade de documentos do município, que foram acumulados durante a vida administrativa de Nova Venécia”, finaliza Barrigueira.

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